ブログ版/不動産業界の歩き方
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保存書類
大手系列仲介会社に好意的な記事が少ないので、たまには『大手系列仲介会社を見習うべき点』を書きます。ま、契約書類が多いことは地場業者も理解していると思いますので、書類の話でも。

私の知る限り、大きい仲介会社では契約書類を袋に入れて保管します。呼び名とか社内用語は会社により違いますが、規定の封筒があり、表には物件名・契約金額・契約者名・日付を記載します。

保存する書類は・・重説・契約書・付帯設備表・現況確認書・謄本(土地・建物の登記事項証明書)・公図・測量図・配管図関係書類・隣地所有者一覧表・媒介契約書・仲介手数料支払い約定書・・

消費法の書面・固定資産税の評価証明書・マンションなら重要事項調査報告書・定期総会議事録・管理組合規約・使用細則・あとは領収書のコピー(固定資産税の日割り清算書・残金・仲介料等)

取引完了確認書・・本人確認書類・・物件のチラシや住宅地図も同封します。ま、大半は原本ではなく、コピー(写し)です。袋(封筒)のサイズですが、A4の封筒で厚さは約1cm~3cmになります。

忘れた頃に既契約者から連絡があり、契約当時の書類を見なければならない時に便利です。私の場合は、保存書類の中に、私が作成した「経緯経過書」みたいな書類も入れておく事があります。

契約に至るまでの流れや、契約交渉で合意したけど合意文書までは作成していない事項などをメモとして残すのです。自分が退職した後に何かあっても、「当時の担当者の証言」となるわけですよ。

保存書類は社内のロッカーや書棚に入れて保管します。個人情報の管理にうるさくなってからは鍵をかけています。入りきらないほどの量になると、契約日付の古いものから倉庫等へ移します。

信託銀行系仲介会社の中には、専門部署が過去の契約書類を定期的にチェックする会社もあります。契約者が契約書や領収書に押した印鑑が全て同じものでないと偽造の嫌疑がかけられます。

他の大手系列仲介会社ではそこまでしません。取引完了後に所定の場所へ移した後は、クレームでも発生しない限り誰も見ません。保存書類の中身を半分くらい捨てても発覚しないと思います。

・・見習うべき点を書くつもりが、盲点を書いてしまったかな。(笑)悪い営業マンが証拠隠滅のために、保存書類を差し替えたり、破棄しないように、厳重に保管したほうが良いですよ。ま、ご用心。

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